COPLA-structuur

In dit document staat hoe het coordinerend platform (COPLA) van Code Rood zich gaat organiseren. Het is opgesteld in het begin van 2019 aan de hand van de ervaringen van de eerste twee jaren. Er is geprobeerd een balans te vinden tussen wat in de praktijk nodig is of blijkt en wat we theoretisch de mooiste/beste organisatiestructuur vinden.

Wij streven er naar:

• Daadkrachtig te zijn met eenvoudigere besluitvorming zodat beter ingehaakt kan worden op de actualiteit en tijd effectiever besteed wordt
• Transparant te zijn zodat de rol en functioneren van de COPLA is voor  iedereen duidelijk
• Duurzaam te zijn met meer aandacht voor stress, groepsdynamiek en vertrouwen binnen de COPLA

• Code Rood is een beweging van mensen die zich verenigen in werkgroepen en eventuele lokale groepen. De COPLA bestaat uit de coördinatoren van de werkgroepen die zich voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld een half jaar, committeren. De werkgroepen bepalen zelf wie van hen de rol van coördinator op zich neemt.
• Iedereen die deelneemt aan een werkgroep kan daarnaast ook los aansluiten bij de COPLA, bijvoorbeeld om over een specifiek onderwerp mee te praten of te kijken of je actiever wilt worden in de COPLA. Tijdens een COPLA-vergadering is er geen verschil tussen werkgroepscoördinatoren en werkgroepsleden die af en toe aansluiten.
• Werkgroepscoordinatoren zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de werkgroep. Dit houdt onder andere in het plannen van vergaderingen en werkmiddagen en het contact onderhouden met de leden van de werkgroep. Verder zijn zij verantwoordelijk dat er een afgevaardigde van de werkgroep bij de COPLA aanwezig is, en voor de terugkoppeling van wat we in de COPLA besproken wordt naar de werkgroep. Er is minimaal 1 coördinator per werkgroep.
• Ieder half jaar wordt de samenstelling van de COPLA geëvalueerd: rollen worden besproken en eventueel gerouleerd, coördinatoren kunnen aansluiten of opstappen, persoonlijke capaciteit, leerdoelen en commitment worden besproken. In iedere werkgroep wordt besproken wie de coördinator wordt.  De COPLA besluit zelf over de rollen, dit kan bijvoorbeeld iemand zijn die de sfeer in de gaten houdt, of iemand die bij de vergadering is om de notulen te maken.
• De COPLA streeft naar een goede representatie van de werkgroepen. Als er vijf of meer mensen aanwezig zijn kan de COPLA besluiten nemen.
• De coördinatoren hebben een buddy in de COPLA. Buddies checken af en toe met elkaar in en dragen extra zorg voor elkaars welzijn.
• De COPLA wordt ondersteund door een secretariële werkgroep die vergaderingen organiseert, interne communicatie binnen de COPLA en tussen werkgroepen structureert. Daarnaast coördineert deze werkgroep de terugkoppeling van de COPLA-vergaderingen naar werkgroepen, en stuurt externe vragen door naar de juiste persoon of werkgroep
• Het organiseren van de COPLA-evaluatie & bespreken van samenstelling van COPLA om het half jaar is een verantwoordelijkheid van de secretariële werkgroep.

• De COPLA streeft naar inclusieve en veilige samenwerking zoals omschreven staat in de safer space policy.
• De data voor alle COPLA-vergaderingen worden ruim van te voren geprikt en aan alle werkgroepen doorgegeven. We streven ernaar dat de agenda en de locatie minstens twee dagen voor de vergadering naar alle werkgroepen worden gestuurd. Uiterlijk een dag van te voren laten mensen weten of ze wel of niet komen.
• Het faciliteren van de COPLA-vergaderingen wordt gerouleerd.
• Besluiten worden genomen op basis van consensus of consent.
• De werkgroepen krijgen een terugkoppeling over de besluitvorming en updates over lopende projecten. Samenvattingen van de notulen worden doorgestuurd naar elke werkgroep.
• COPLA’s zijn in principe toegankelijk voor mensen die van een webcam gebruik willen maken, mocht dit om veiligheid- en/of privacyredenen niet kunnen dan zal een passende oplossing worden gezocht. Er zal bij het organiseren van COPLA’s rekening worden gehouden met de geografische spreiding van de personen die een COPLA willen bezoeken. Reiskosten die gemaakt worden om een COPLA-vergadering te bezoeken kunnen altijd worden vergoed. Om reiskosten te declararen kun je mailen naar geld@code-rood.org.
  
• De werkgroepscoördinatoren kunnen besluiten om bepaalde onderwerpen besloten (zonder apparaten met microfoons in de ruimte, en zonder dat er notulen gemaakt worden) te bespreken, bijvoorbeeld voor projecten waarvoor een verrassingseffect van belang is om het te laten slagen.
• Het functioneren van de COPLA wordt elk half jaar geëvalueerd.
• De notulen worden in een online archief bijgehouden waar iedereen die in een werkgroep zit bij kan*.
• De COPLA organiseert zichzelf via een maillijst en een Signal-groep. Andere actieve mensen binnen Code Rood kunnen toegang krijgen tot deze lijst en deze Signal groep via de secretariële werkgroep, die ervoor zorgt dat het voor de hele groep duidelijk is wie onderdeel is van deze lijst/groep.
• We streven bij het kiezen van een vergaderlocatie ernaar de vergaderingen zo toegankelijk mogelijk te maken voor werkgroepscoördinatoren en werkgroepsleden.
• De COPLA doet ook leuke dingen, en werkt aan teamgevoel.

• De COPLA beslist over thema’s die verschillende werkgroepen aangaan of over kwesties die heel Code Rood aangaan, en kan besluiten bepaalde beslissingen voor te leggen aan de actieconferentie.
• De COPLA wordt door de werkgroepen gebruikt om af te stemmen en te coördineren. 
• De COPLA wordt kan gebruikt worden als weg om terug te koppelen aan de hele actieve kern van Code Rood
• De COPLA waarborgt de doelen en visie van Code Rood.